中小企業診断士　資格更新論文　平成20年度（2008年）テーマ１「新しい中小企業政策の動向」　中小企業診断士・ISO9001エキスパート審査員・ISO14001主任審査員 本多喜悦

ISOの内部監査支援・事例の紹介ページ

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本多ビジネスコンサルティングでは中小企業診断士とISO9001／ISO14001主任審査員の経験を活かし、しっかりと打ち合わせを行って、規模や事業内容に沿った中小企業のためのISOの仕組みをご提案しています。
ISO9001／ISO14001の新規取得、内部監査維持や維持審査、更新審査などISOに関する困りごとや悩みなどございましたら、お気軽にお問合せ・ご相談ください。

ISOの内部監査支援について　具体的事例を紹介します

このページではISOの内部監査支援の具体的事例を紹介しております。


以下では、社会福祉法人けやき様の内部監査員研修の様子を事例として紹介いたします。


【2022年（令和4年）5月実施、内部監査員の養成研修】
今年度（2022年、令和４年）も新しい内部監査員の養成のために、6人の職員に2日間にわたって養成研修を実施いたしました。
（１）実施日
令和４年５月２０日（金）および令和４年５月２７日（金）

（２）研修内容
１．JISQ9001（ISO9001）の概要、意図、重要ポイント
２．規格と「品質マネジメントシステム規程」の確認
３．JISQ19011（ISO19011）の概要説明
４．内部監査の目的、進め方、留意点等
５．内部監査の着眼の演習

今年度は特に、内部監査員としての着眼について学び、質問の方法、監査員の言動の在り方等も含めて、研修を行いました。研修後は全員に終了証が授与されました。
社会福祉法人けやき様の内部監査員は、これで合計２９人となりました。

（写真は研修時の様子です）

【2022年（令和4年）7月8日、内部監査実施】

令和4年7月8日（金）14時から、内部監査を実施した風景です。
今回は、監査側も被監査側も若手職員を中心に、行いました。

被監査部署はショートステイ係で、新鮮な目線で日常業務に密着した質疑応答でした。

ショートスティの利用者は入退所が頻繁なので、そのサービス管理や持ち物管理が大変です。
異動で3，4年の職員が、業務効率の改善の状況も確認出来て、有意義であったと思います。

監査側と被監査側のコミュニケーションが良く、提案事項も4件ほど提起され、継続的改善につながるものでした。

お互いのサービス品質の向上、利用者満足・家族満足の視点に根付いた監査であったと感心しました。

2時間の予定を超えて、コミュケーションを交わしていたことがその熱心さに驚くとともに、今後が期待されます。

【2022年（令和4年）7月22日、内部監査実施】

令和4年7月22日（金）14時から、内部監査を実施した風景です。
今回の被監査部署は総務係です。

監査担当は、現場の介護職員や厨房関係者で、総務分野については、日常あまり意識しない部署です。
しかし、その分率直な質疑応答がなされ、改善提案も複数提起されました。

総務とは直接の接点がなくでも、介護用品や食材の購入、来訪者の窓口、働きやすい職場への取り組み等、なの花荘全体に関係していることを内部監査員も再認識していました。

このことからも、内部監査は情報の共有化やお互いの連携業務には貢献するプロセスであることを私自身も再認識しました。
これらのことからも、なの花荘様は年々進化していることが実感できました。

【2022年（令和4年）8月5日、内部監査実施】

令和4年8月5日（金）14時から、栄養係の内部監査を実施しました。
健康の源である利用者様の毎日の食事を支えているので、今回も熱心な質疑応答がありました。
特に、事故に定義している異物混入などが大幅に減少している要因の討議が印象的でした。
外部審査の時もそうなのですが、悪化した場合の要因や原因を探ることは多いのですが、良くなった場合の要因も明確にすることは、認識の共有や組織の知識にとって、とても重要です。
内部監査で、このような議論が出来たことは感動的でした。

また、内部監査員から水平展開の提起も出されたことは、一部署のみの視点ではなく、全体を俯瞰してつなげる考え方が浸透してきたように感じました。

【2022年（令和4年）9月1日、内部監査実施】

令和4年9月1日（木）、居宅支援係の内部監査を実施した風景です。

今回は予定の時間を超えて、議論が熱を帯びました。
少しご紹介すると、ケアプランを作成するケアマネージャーの技術とは何か？経験の一言でまとめられる技術と何かを質疑応答しました。
それが、見える化なれば研修内容にもつなげることができます。
また、ICT導入の成果による改善業務も紹介されました。
さらに、現在実施している検討会の在り方も見直すことで、より時間が効果的に使える可能性も見いだせました。
監査員からも質問や観点が本質に迫り、有意義な内部監査であったと感じました。

【2022年（令和4年）9月27日、内部監査実施】

令和4年9月27日（火）のディサービス係の内部監査を実施した風景です。

今回は、目標管理を中心に監査が行われました。
特に認知症の進行防止を図るための取り組みは、DBD13についての意見交換など、今後のサービス向上に向けての確認を行いました。

PDCAは管理の基本ですが、Cが不十分だとAPDも不十分になってしまいます。
このことが、被監査側及び監査側も改めて確認出来て有意義な内部監査でした。

【2022年（令和4年）10月18日、内部監査実施】

令和4年10月18日（火）の看護係の内部監査を実施した風景です。

今回の内部監査員は、看護係として新しい知識や情報の周知・管理について確認しました。利用者様が抱える病気等の内容の状況共有等です。
また、新しい職員が採用された場合の力量判断など重要なポイントが確認されました。
最近は誤薬等の事故が発生していないことから、マニュアル等の周知と適切な運用がされていることが確認できました。
さらに、継続的に確実な運用のためにリスク及び機会についての意見交換がなされました。

【2022年（令和4年）10月25日、内部監査実施】

令和4年10月25日（火）の生活支援係の内部監査を実施した様子です。
今回の監査チームは、主に令和4年度の目標への取り組み状況について確認しました。

スムーズな入居に繋げるための取り組みや、ケアプランの変更の判断等を確認し、記録や文書にはなかなかできないコミュニケーションによって、信頼関係を築いて維持継続していることが分かりました。
最近のコロナ禍で面会制限が続いているなか、WEBでの面会方法が分からないご家族には、Zoomアプリのインストール支援も行っていました。
他にも、ご要望を受け止める範囲、個人情報の管理のあり方など、大切で基本的なことについてのやり取りが行われました。

【2022年（令和4年）11月11日、内部監査実施】

令和4年11月11日（金）のユニット特養係の内部監査を実施した様子です。
今回の監査チームは、設定したリスク及び機会の確認と議論が行われました。

特に設備点検については、ルール通りに実施して記録帳票に記録していますが、同じ点検を他の部署でも異なる様式で行っているので、水平展開についても意見交換がされました。
組織にとって、水平展開は極めて重要な取り組みで、業務・システムの効率化や簡素化の視点になります。
またペーパーレスに向けた変更記録の提案、設定したリスクと取り組み事項との関係性の確認などに対する質疑応答がなされました。
今回も有意義な内部監査であったと思います。

【2022年（令和4年）12月20日、内部監査実施１】

令和4年12月20日（火）のヘルパー係の内部監査を実施した様子です。
今回の監査チームは、主にICTと力量について、リスクへの取り組みと目標管理の管理観点から実施されました。

ヘルパーの方々は、利用者の自宅に出向いて介護支援を行うので、記録もその場で入力したり、情報の共有のためにもＩＣＴを活用していることが確認できました。
KYT活動も行われており、車両事故０が継続していました。
力量向上の一助として、他部署が入力した電子データの“ヒヤリハット”を活用することも良いのでは、との提案もありました。
今回も有意義な内部監査であったと思います。

【2022年（令和4年）12月20日、内部監査実施２】

令和4年12月20日（火）のヘルパー係の内部監査を実施した様子です。
今回の監査チームは、目標管理の進捗状況を中心に実施しました。

目標設定に対しての評価状況、事業計画との関係性について、改善につながる提案を行っていました。
まさに、内部監査の機能を発揮された提案であったと感じました。
また、素晴らしい取り組みとして、防災に備えた自家発の取り扱いについて、職員が自ら動画を製作してデータベースにアップして、誰もがいつでも研修できる環境づくりを実施していました。
今回も有意義な内部監査であったと思います。

【シニアハウス係　内部監査実施　2023年（令和5年）5月24日】

令和5年5月24日（水）14時から、シニアハウス係の内部監査を実施しました。
今年度は、ISO9001の視点に加えて、利用者や家族の視点、一般社会の視点も、より意識して実施することになりました。

シニアハウスに入居の方は、それぞれの部屋をお持ちで、ある程度自分の世界をお持ちの方です。
散歩をしたり、お茶をしたり、職員の自然な姿でのサービスの一端が、監査中に情報共有できました。
また、介護分野でも働き方改革が進んでおり、より働きやすい環境についても活発な意見交換がなされました。

【総務係　内部監査実施　2023年（令和5年）7月19日】

令和5年7月19日（水）14時から、総務係の内部監査を実施しました。
総務は適切な介護サービスのために、職員の働きやすい職場づくりにも尽力しています。
顧客満足と同様に職員満足の重要性が高まってきています。
内部監査員と総務担当者の活発な意見交換がなされました。

【総務係　内部監査実施　2023年（令和5年）8月21日】

令和5年8月21日（月）14時から、従来型特養係の内部監査を実施しました。

顧客である利用者様やご家族様の笑顔を増やし、信頼関係もより厚くするため、コミュニケーションスキルの活用や面会時にいろいろとお話をすることで、安心して過ごせるようにサービス提供をしていることが確認できました。

そのために、職員育成に力点を置いてP,D,C,Aを展開し、年に3回、上司と本人の面談時間を取っていました。
リスク低減の予防処置として、職場におけるリスク低減や利用者個人のリスク低減に取り組んでいることが確認できました。

【栄養係　内部監査実施　2023年（令和5年）8月29日】

令和5年8月29日（火）14時から、栄養係の内部監査を実施しました。

栄養係は、利用者の方が大変楽しみにしている食事について心を配って業務を遂行しています。
食事は、おいしく、安全に安心して食べることが大切です。それは、栄養面も含めて味付け、盛り付け、
分量、利用者によっては禁忌食などを毎食、職員等も検食して確認、記録しています。

「リスク・機会」を明確にして、衛生管理、５Ｓ活動に取り組み、利用者の方の健康を支えていることが確認できました。

【居宅支援係　内部監査実施　2023年（令和5年）9月20日】

令和5年9月20日（水）14時から、居宅支援係の内部監査を実施しました。

利用者、家族、行政、サービス提供事業所など、多くの利害関係者とのコミュニケーションが密になるので、相談できる環境づくりに尽力しています。

外部からの代表として、利用者や家族との対話ではゆっくり話したり、最後まで丁寧に話を聞くなど、職員も一人で悩まないように声を発しやすい雰囲気を作っていました。
それらの取り組みが、アンケート結果や最近依頼件数が多くなっていることに表れていました。

【ディサービス係　内部監査実施　2023年（令和5年）9月27日】

令和5年9月27日（水）14時から、ディサービス係の内部監査を実施しました。

防災意識の向上ためにレクリエーションやクイズを取り入れるなど現場の工夫が確認できました。
また、利用者の心身機能を維持・向上ためにバーゼルインデックスやDBD13により毎月評価して、低下が認められた場合には、改善策を取っていることが確認できました。

【看取係　内部監査実施　2023年（令和5年）10月10日】

令和5年10月10日（火）14時から、看取係の内部監査を実施しました。

他の施設では看取り介護まで実施していないところもありますが、当施設では10年以上ということで最後の看取りについての知見が組織の知識として豊富に蓄積されています。

内部監査員は、看取りに関するパンフレット、介護員との情報共有や連携、看取りの質の向上等について確認しました。

看取りは、ご本人やご家族にとっては人生最後の場面になることから、ご家族への事前の情報提供、本人の意向確認などについて、言葉使い等も含めたきめ細かな取り組みを実施していることが確認できました。

【生活支援係　内部監査実施　2023年（令和5年）10月30日】

令和5年10月30日（月）14時から、生活支援係の内部監査を実施しました。

入居前の方々への情報提供やご相談に対応するとともに、入居後についてはなるべく早く慣れていただき安定した生活を送っていただけるよう努力していることが伝わってきました。

また、なるべく空床が無いように、利用の向上を図る取り組みを行っていることも確認しました。

【ユニット特養係　内部監査実施　2023年（令和5年）11月17日】

令和5年11月17日（金）14時から、ユニット特養係の内部監査を実施しました。

ユニット特養係の基本は、想いに寄り添ったケアです。そのために職員自身が ”笑顔で優しくゆっくりと” をモットーに支援を行っています。
具体的には、入居者様毎に24時間のスケジュールや認知症ケアシートを作成して個別的なサービスを行っています。
一方では、介護員が変わっても支援内容が変わらないように標準化も図っています。

若い介護員からは、入居者様と一緒に歌ったりしているとの説明があり、まさにモットーを具体化していることが、確認できました。

【ヘルパー係　内部監査実施　2023年（令和5年）12月15日】

令和5年12月15日（金）14時から、ヘルパー係の内部監査を実施しました。

ヘルパー係は、ご利用者様のお宅に訪問してサービスを提供しています。

ご利用者様のご要望は様々です。それぞれのご要望に対応するために提供するサービスの内容をパソコンに入れ、訪問前の確認、訪問時の実施記録、必要に応じてカメラで撮影するなどをしています。
幅広いスキルと高いコミュニケーションレベルで、ご利用者さまに対応していることを確認しました。

【管理係　内部監査実施　2023年（令和5年）12月19日】

令和5年12月19日（火）14時から、管理係の内部監査を実施しました。

管理係は施設の建物、各種設備、車両等の管理・維持を行っており、ご利用者様が快適に過ごせるように日々努力を重ねています。他にも車両点検や、運転者・添乗者の安全に関する注意喚起・確認も含まれています。

専門的な点検整備はスケジュールを立てて、業者との間に入って適切に維持していることも説明や記録から確認できました。
いわば、縁の下の力持ちですが、以上のインフラストラクチャ―の適切な維持・管理があって良質なサービス提供がされていることが改めて確認できました。

※ 本多ビジネスコンサルティングでは中小企業の実情に見合ったISOの支援を行っています。
疑問や不安にもお答えしますので、是非一度お気軽にお問合せ・ご相談ください。

 

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